Weryfikacja firm (KYB) na potrzeby AML/CFT
Weryfikacja firm (KYB) to specjalistyczny proces, który pozwala potwierdzić dane i status podmiotu, sprawdzić jego reprezentację oraz ustalić, kto faktycznie sprawuje nad nim kontrolę. W Dueveris AML analizujemy dane rejestrowe i dokumenty, strukturę własnościową, beneficjentów rzeczywistych oraz ryzyka związane z relacją biznesową – dla polskich firm i struktur międzynarodowych, w zakresie dopasowanym do profilu ryzyka Twojej organizacji.
POROZMAWIAJ Z EKSPERTEM O KYBCzy weryfikacja firm w Twojej organizacji wymaga wzmocnienia?
Weryfikacja firmy powinna prowadzić do spójnej i udokumentowanej decyzji – również wtedy, gdy struktura własnościowa jest złożona, a dane pochodzą z wielu źródeł. Sam odczyt danych z rejestru nie wystarcza, gdy trzeba ustalić, kto faktycznie kontroluje podmiot i jakie ryzyko wiąże się z relacją.
Proces warto wzmocnić, gdy:
Onboarding firm trwa zbyt długo
Dane i dokumenty są zbierane etapami, a nawet proste sprawy nie mają jasnej ścieżki do decyzji.
Struktury właścicielskie są złożone
Weryfikacja obejmuje kilka poziomów spółek, zagranicznych udziałowców lub powiązania w grupie kapitałowej.
Trudno ustalić beneficjenta rzeczywistego
Dane rejestrowe nie pokazują jednoznacznie, kto ostatecznie kontroluje podmiot lub wywiera decydujący wpływ na jego działania.
Dane z różnych źródeł nie są spójne
Dokumenty, rejestry i deklaracje klienta zawierają rozbieżności wymagające wyjaśnienia.
Screening generuje wyniki wymagające analizy
Potencjalne dopasowania sankcyjne, PEP lub medialne nie mogą być oceniane automatycznie.
Brakuje jednolitego standardu decyzji KYB
Podobne firmy są oceniane różnie, ponieważ zespół nie ma wspólnych kryteriów ryzyka i zasad eskalacji.
Złożone sprawy blokują bieżącą pracę
Przypadki wymagające dodatkowej analizy angażują zespół kosztem obsługi standardowych klientów.
Rosną zaległości w weryfikacji klientów firmowych
Liczba nowych spraw, aktualizacji danych lub przeglądów okresowych przekracza możliwości obecnego zespołu.
Co obejmuje weryfikacja firm KYB w Dueveris AML?
Weryfikujemy nie tylko dane firmy, ale również osoby, które ją reprezentują i faktycznie kontrolują. Celem jest podjęcie uzasadnionej decyzji o relacji biznesowej oraz właściwe udokumentowanie ryzyka.
Weryfikacja danych i statusu podmiotu
Sprawdzenie podstawowych danych firmy, formy prawnej, statusu rejestrowego, siedziby oraz dokumentów korporacyjnych.
Analiza reprezentacji i uprawnień
Ustalenie, kto może działać w imieniu firmy oraz czy przedstawione upoważnienia są zgodne z dokumentacją podmiotu.
Analiza struktury właścicielskiej
Identyfikacja wspólników, akcjonariuszy, podmiotów dominujących i powiązań w grupie kapitałowej.
Ustalenie beneficjentów rzeczywistych
Określenie osób, które bezpośrednio lub pośrednio kontrolują podmiot albo wywierają decydujący wpływ na jego działania.
Weryfikacja osób powiązanych z firmą
KYC reprezentantów, beneficjentów rzeczywistych i innych osób istotnych dla relacji biznesowej.
Screening AML/CFT
Weryfikacja sankcyjna, PEP oraz – zależnie od przyjętego zakresu – analiza istotnych informacji medialnych.
Ocena ryzyka i decyzja KYB
Ocena ryzyka związanego z działalnością firmy, strukturą własnościową, powiązaniami geograficznymi, celem relacji i planowaną aktywnością.
KRS i CRBR to punkt wyjścia, nie zakończenie analizy
KRS, CEIDG i CRBR pomagają potwierdzić podstawowe dane firmy oraz wskazać osoby zgłoszone jako jej reprezentanci lub beneficjenci rzeczywiści. Nie zastępują jednak oceny, czy struktura własnościowa, dokumentacja i profil relacji są spójne oraz właściwie ocenione pod kątem AML/CFT.
| Źródło informacji | Na jakie pytanie odpowiada? | Czego nie rozstrzyga samodzielnie? |
|---|---|---|
| KRS, CEIDG i inne rejestry | Czy firma istnieje i jakie ma podstawowe dane? | Czy relacja biznesowa została właściwie oceniona pod kątem ryzyka AML/CFT? |
| CRBR | Kogo zgłoszono jako beneficjenta rzeczywistego? | Czy struktura własnościowa i faktyczna kontrola są kompletne oraz spójne? |
| Dokumenty i deklaracje klienta | Co firma deklaruje o swojej działalności, reprezentacji i strukturze? | Czy informacje są wiarygodne i odpowiadają profilowi relacji? |
| Weryfikacja PEP, sankcyjna i medialna | Czy pojawia się potencjalne dopasowanie lub informacja wymagająca uwagi? | Czy wynik rzeczywiście dotyczy tej firmy lub osoby i jakie ma znaczenie dla decyzji? |
Rejestry i narzędzia dostarczają danych. Zadaniem specjalisty KYB jest ocena ich spójności, znaczenia dla ryzyka oraz właściwego dalszego działania.
Jak Dueveris AML prowadzi weryfikację firm (KYB)?
Prowadzimy weryfikację od zebrania danych do udokumentowanej decyzji. Analizujemy nie tylko sam podmiot, lecz także osoby, które go reprezentują lub faktycznie kontrolują.
1. Poznajemy firmę i cel relacji
Zbieramy dane rejestrowe, dokumenty korporacyjne oraz informacje o działalności i planowanej współpracy.
2. Potwierdzamy status i reprezentację
Sprawdzamy dane podmiotu, sposób reprezentacji oraz uprawnienia osób działających w jego imieniu.
3. Analizujemy własność i kontrolę
Ustalamy strukturę właścicielską, powiązania w grupie oraz beneficjentów rzeczywistych.
4. Oceniamy osoby, alerty i ryzyko
Weryfikujemy osoby powiązane z firmą, analizujemy wyniki screeningu i oceniamy ryzyko relacji.
5. Przygotowujemy decyzję i dokumentację
Porządkujemy ustalenia, uzasadniamy decyzję i kierujemy sprawę do eskalacji, gdy wymaga tego poziom ryzyka.
Kiedy standardowa weryfikacja firmy nie wystarcza?
Standardowa weryfikacja pozwala potwierdzić podstawowe dane firmy. Pogłębiona analiza jest potrzebna wtedy, gdy dokumenty i rejestry nie dają jasnej odpowiedzi, kto kontroluje podmiot, jakie ryzyko wiąże się z relacją i czy można ją bezpiecznie rozpocząć.
Dotyczy to przede wszystkim sytuacji, gdy:
- struktura właścicielska ma wiele poziomów lub obejmuje podmioty zagraniczne,
- trudno jednoznacznie ustalić beneficjentów rzeczywistych,
- dane z rejestrów, dokumentów i deklaracji są niespójne,
- pojawia się istotny alert sankcyjny, PEP lub medialny,
- działalność firmy, powiązania geograficzne albo planowane przepływy wymagają dodatkowego wyjaśnienia,
- sprawa dotyczy grupy kapitałowej, fundacji, trustu lub innej złożonej struktury.
Pogłębiona weryfikacja nie oznacza automatycznej odmowy współpracy. Pozwala zebrać informacje potrzebne do podjęcia właściwej, udokumentowanej decyzji.
Kiedy standardowa weryfikacja firmy nie wystarcza?
Weryfikujemy polskie firmy oraz podmioty działające w strukturach międzynarodowych. Zakres analizy dobieramy do jurysdykcji, złożoności struktury i poziomu ryzyka relacji.
Polskie podmioty gospodarcze
Sprawdzamy dane rejestrowe, reprezentację, strukturę własnościową i beneficjentów rzeczywistych oraz oceniamy spójność tych informacji z dokumentacją i profilem relacji.
Firmy z zagranicznymi udziałowcami
Analizujemy łańcuch własności poza Polską, dokumenty korporacyjne oraz powiązania między podmiotami, aby ustalić rzeczywistą kontrolę i osoby wymagające weryfikacji.
Złożone grupy kapitałowe
Prowadzimy analizę wielopoziomowych struktur, gdy kontrola przebiega przez kilka spółek, jurysdykcji lub typów podmiotów.
Technologia wspiera proces. Specjalista podejmuje decyzję.
Narzędzia mogą przyspieszyć zebranie danych, porównać informacje z rejestrami i wskazać potencjalne alerty. Nie ocenią jednak samodzielnie, czy struktura właścicielska jest pełna, dokumenty są spójne, a ryzyko relacji zostało właściwie rozpoznane.
W Dueveris AML łączymy technologię z analizą specjalisty. System pomaga wychwycić informacje wymagające uwagi, a analityk ocenia ich znaczenie, podejmuje decyzję lub kieruje sprawę do eskalacji.
Jak Dueveris AML może wesprzeć Twój proces KYB?
Nie musisz przekazywać całego procesu KYB. Możemy przejąć bieżącą obsługę, wesprzeć złożone sprawy, czasowo wzmocnić zespół albo uporządkować jakość decyzji.
Stała obsługa weryfikacji firm
Prowadzimy uzgodniony zakres spraw KYB od zebrania informacji do przygotowania decyzji.
Wsparcie złożonych przypadków
Włączamy się przy wielopoziomowych strukturach, zagranicznych udziałowcach, trudnych ustaleniach beneficjentów rzeczywistych i podwyższonym ryzyku.
Wsparcie wybranych etapów
Obsługujemy tylko ten fragment procesu, który wymaga wzmocnienia – na przykład analizę struktur, ocenę alertów lub przygotowanie eskalacji.
Wsparcie przy zaległościach i wzroście wolumenu
Pomagamy uporządkować backlog oraz zwiększyć możliwości zespołu w okresach intensywnego onboardingu.
Niezależny przegląd decyzji i kontrola jakości
Sprawdzamy jakość dokumentacji, spójność ocen ryzyka i sposób prowadzenia trudniejszych spraw.
Usprawnienie procesu KYB
Porządkujemy kryteria ryzyka, zasady eskalacji, podział odpowiedzialności i standard dokumentowania decyzji.
KYB nie kończy się po onboardingu
Weryfikacja firmy nie jest jednorazowym zadaniem. Po rozpoczęciu relacji dane i poziom ryzyka powinny być aktualizowane, gdy zmienia się struktura właścicielska, reprezentacja, status rejestrowy, profil działalności lub pojawia się istotny alert.
Dzięki temu organizacja reaguje na rzeczywiste zmiany w relacji, a nie opiera decyzji wyłącznie na danych z dnia onboardingu.
KYB, KYC czy onboarding AML/CFT?
Każda z tych usług wspiera ocenę ryzyka klienta, ale dotyczy innego rodzaju relacji i zakresu analizy.
| Usługa | Główny cel |
|---|---|
| Weryfikacja osób KYC | Ocena osoby fizycznej, jej tożsamości, profilu i ryzyka AML/CFT. |
| Weryfikacja firm KYB | Ocena firmy, jej reprezentacji, struktury własnościowej, beneficjentów rzeczywistych i ryzyka relacji. |
| Onboarding klientów AML/CFT | Pełne przygotowanie relacji z nowym klientem (osobą lub firmą) od zebrania danych do decyzji onboardingowej. |
| Outsourcing AML/CFT | Bieżąca realizacja procesów AML/CFT, także po zakończeniu onboardingu. |
| Zewnętrzny AML Officer | Nadzór nad ryzykiem, procedurami, jakością procesu i decyzjami AML/CFT. |
KYB jest wyspecjalizowaną częścią onboardingu B2B. Koncentruje się na firmie oraz osobach, które ją reprezentują lub faktycznie kontrolują.
Potrzebujesz zweryfikować firmę, jej strukturę i rzeczywiste ryzyko relacji biznesowej?
Porozmawiajmy o modelu KYB dopasowanym do Twoich klientów, wolumenów, procedur i poziomu ryzyka.
Napisz do nas
office@dueverisaml.pl
