Przygotowanie do kontroli AML/CFT – audyt gotowości i wsparcie
Przygotowanie do kontroli AML/CFT to specjalistyczna usługa dla organizacji, które chcą sprawdzić, czy potrafią wykazać skuteczność swoich procesów AML przed organem kontrolnym. W Dueveris AML analizujemy dokumentację, testujemy rzeczywiste sprawy KYC/KYB, monitoring, screening i raportowanie, porządkujemy materiał dowodowy oraz przygotowujemy zespół do sprawnej obsługi kontroli – w zakresie dopasowanym do profilu ryzyka i modelu działania organizacji.
POROZMAWIAJ Z EKSPERTEM O PRZYGOTOWANIU DO KONTROLI AML/CFTCzy Twoja organizacja jest gotowa wykazać, że AML działa w praktyce?
Kontrola AML/CFT nie ogranicza się do procedur. Organizacja musi umieć szybko przedstawić spójne dowody, informacje i wyjaśnienia dotyczące rzeczywistego działania procesów.
Warto sprawdzić gotowość, gdy:
Procedura nie była testowana na rzeczywistych sprawach
Nie wiadomo, czy opisane zasady są faktycznie stosowane w KYC, screeningu, monitoringu i eskalacjach.
Dokumenty i decyzje są rozproszone
Materiały znajdują się w różnych systemach, folderach lub zespołach i trudno je szybko skompletować.
Brakuje właściciela procesu kontroli
Nie określono, kto koordynuje materiał dowodowy, odpowiedzi i komunikację wewnętrzną.
Praktyka różni się od procedury
Zespół działa inaczej, niż wynika z dokumentacji AML/CFT.
Trudno uzasadnić decyzje
Nie można szybko wykazać, dlaczego klient został zaakceptowany, alert zamknięty albo sprawa eskalowana.
Zalecenia nie zostały zweryfikowane
Nie ma pewności, czy działania po wcześniejszym audycie lub kontroli zostały skutecznie wdrożone.
Organizacja otrzymała zawiadomienie lub spodziewa się kontroli
Potrzebne jest szybkie uporządkowanie dokumentów, ról i najważniejszych spraw.
Zarząd nie ma jasnego obrazu luk
Brakuje priorytetów i planu działań, które realnie zwiększają gotowość kontrolną.
Audyt gotowości do kontroli to nie to samo co audyt AML/CFT
Audyt AML/CFT ocenia zgodność i skuteczność całego systemu. Audyt gotowości do kontroli sprawdza, czy organizacja potrafi szybko i wiarygodnie wykazać, jak ten system działa w praktyce.
| Audyt AML/CFT | Audyt gotowości do kontroli |
|---|---|
| Diagnozuje zgodność i skuteczność procesów | Koncentruje się na gotowości do obsługi kontroli |
| Może obejmować cały system AML/CFT | Skupia się na przewidywanym zakresie kontroli |
| Wskazuje luki i rekomendacje | Porządkuje dowody, odpowiedzialności i wyjaśnienia |
| Kończy się raportem audytowym | Kończy się planem działań i pakietem kontrolnym |
Audyt odpowiada na pytanie: „Co wymaga poprawy?”. Przygotowanie do kontroli: „Czy potrafimy spójnie pokazać, jak działamy?”.
Co może być badane podczas kontroli AML/CFT?
Zakres kontroli zależy od działalności i ryzyka organizacji. W praktyce badane są zarówno procedury, jak i dowody ich stosowania w realnych sprawach.
Ocena ryzyka AML/CFT
Czy organizacja rozpoznała swoje ryzyka i aktualizuje ocenę wraz ze zmianą działalności.
Procedura AML/CFT i nadzór
Czy role, odpowiedzialności, eskalacje, raportowanie i kontrola wewnętrzna są jasno określone.
KYC, KYB i beneficjenci rzeczywiści
Czy klienci są właściwie identyfikowani, a decyzje i ocena ryzyka są udokumentowane.
Klienci podwyższonego ryzyka
Czy pogłębiona weryfikacja, akceptacje i monitoring są stosowane konsekwentnie.
Screening PEP i sankcyjny
Czy alerty są analizowane, rozstrzygane i dokumentowane w sposób możliwy do wykazania.
Monitoring transakcji i alerty
Czy organizacja potrafi uzasadnić zamknięcie alertu, dalszą analizę albo eskalację sprawy.
Raportowanie do GIIF
Czy istnieje spójny proces kwalifikacji spraw, podejmowania decyzji i dokumentowania działań.
Szkolenia, rejestry i dokumentacja
Czy firma posiada dowody wykonania obowiązków, kontroli wewnętrznych i działań następczych.
Co obejmuje audyt gotowości Dueveris AML?
Sprawdzamy, czy organizacja ma uporządkowane dowody, jasne odpowiedzialności i realną możliwość wykazania działania procesów AML/CFT podczas kontroli.
Analiza zakresu i ryzyk kontroli
Ustalamy, które procesy, zespoły, systemy i dokumenty wymagają przygotowania.
Przegląd dokumentacji AML/CFT
Weryfikujemy procedury, ocenę ryzyka, rejestry, raporty, instrukcje i materiały szkoleniowe.
Testy rzeczywistych spraw
Sprawdzamy próbę spraw KYC/KYB, screeningu, monitoringu, alertów i raportowania.
Mapa dowodów i odpowiedzialności
Porządkujemy materiały, wskazujemy ich właścicieli oraz osoby odpowiedzialne za wyjaśnienia.
Pakiet kontrolny
Przygotowujemy indeks dokumentów, listę braków, status ich uzupełnienia i materiał do sprawnej obsługi kontroli.
Symulacja pytań i walkthrough procesów
Przygotowujemy zespół do wyjaśnienia, jak procesy działają w praktyce.
Plan działań naprawczych
Klasyfikujemy luki według pilności, ryzyka i wpływu na gotowość organizacji.
Wsparcie podczas kontroli
Pomagamy koordynować obieg dokumentów, odpowiedzi i komunikację między zespołami.
Kontrola zaczyna się od dowodów, nie od deklaracji
Podczas kontroli nie wystarczy wskazać, że organizacja ma procedurę AML/CFT. Trzeba wykazać, jak została zastosowana w rzeczywistych sprawach: przedstawić dokumentację KYC/KYB, analizę alertów, decyzje, rejestry, szkolenia i działania następcze.
Gotowość kontrolna oznacza możliwość szybkiego połączenia każdej zasady z konkretnym działaniem, dowodem i uzasadnieniem.
Procedura → działanie operacyjne → dokumentacja sprawy → uzasadnienie decyzji → materiał dla organu
Jak Dueveris AML przygotowuje organizację do kontroli?
1. Ustalamy zakres przygotowania
Poznajemy działalność organizacji, model AML/CFT, termin kontroli oraz obszary wymagające szczególnej uwagi.
2. Porządkujemy odpowiedzialności i materiały
Wskazujemy właścicieli dokumentów, danych i wyjaśnień oraz tworzymy listę materiałów potrzebnych do obsługi kontroli.
3. Testujemy rzeczywiste sprawy
Sprawdzamy próbę spraw KYC/KYB, screeningu, monitoringu, alertów i raportowania pod kątem kompletności oraz możliwości uzasadnienia decyzji.
4. Identyfikujemy luki krytyczne
Wskazujemy braki, które mogą utrudnić wykazanie działania procesów AML/CFT.
5. Przygotowujemy zespół i pakiet kontrolny
Porządkujemy dowody, przygotowujemy scenariusze pytań oraz przechodzimy przez najważniejsze procesy i ścieżki dokumentowe.
6. Wspieramy obsługę kontroli
Pomagamy koordynować obieg materiałów, przygotowanie odpowiedzi i komunikację między zespołami.
Czy potrafisz odpowiedzieć na te pytania?
Podczas kontroli liczy się nie tylko odpowiedź, ale możliwość wskazania dokumentów i decyzji, które ją potwierdzają.
- Dlaczego klient został zaakceptowany mimo podwyższonego ryzyka?
- Jak rozstrzygnięto konkretne dopasowanie PEP lub sankcyjne?
- Co uzasadnia zamknięcie alertu transakcyjnego?
- Jak organizacja reaguje na zmianę danych klienta lub struktury właścicielskiej?
- Kto podejmuje decyzję o eskalacji sprawy?
- Gdzie znajduje się dokumentacja potwierdzająca wykonanie procesu?
- Jak organizacja sprawdza, czy procedura AML/CFT jest stosowana w praktyce?
Modele wsparcia
Audyt gotowości przed planowaną kontrolą
Przygotowanie dowodów, zespołu i planu działań przed kontrolą.
Wsparcie po otrzymaniu zawiadomienia
Szybkie uporządkowanie dokumentów, odpowiedzialności i komunikacji.
Przegląd wybranego obszaru
Ocena gotowości w zakresie KYC, monitoringu, screeningu, GIIF lub procedury AML/CFT.
Wsparcie po kontroli
Analiza ustaleń i przygotowanie działań naprawczych.
Co daje organizacji gotowość do kontroli AML/CFT?
Organizacja wie, które materiały potwierdzają działanie AML/CFT, gdzie się znajdują i kto odpowiada za ich przedstawienie oraz wyjaśnienie.
Dzięki temu kontrola nie rozpoczyna się od szukania dokumentów. Zespół działa według ustalonego planu, przedstawia spójne odpowiedzi i może skupić się na usunięciu najważniejszych luk.
Przygotowanie do kontroli a inne usługi Dueveris AML
Przygotowanie do kontroli koncentruje się na gotowości organizacji do przedstawienia dowodów, wyjaśnień i rzeczywistych decyzji AML/CFT.
| Usługa | Główny cel |
|---|---|
| Przygotowanie do kontroli AML/CFT | Porządkuje dowody, odpowiedzialności i obsługę kontroli |
| Audyt AML/CFT | Ocena zgodności i skuteczności procesów |
| Procedura AML/CFT | Określa zasady działania, role i eskalacje |
| Ocena ryzyka AML/CFT | Wskazuje najważniejsze obszary ryzyka |
| Zewnętrzny AML Officer | Zapewnia nadzór, governance i wsparcie zarządu |
| Outsourcing AML/CFT | Realizuje bieżące procesy operacyjne |
Chcesz sprawdzić, czy Twoja organizacja jest gotowa wykazać skuteczność AML/CFT podczas kontroli?
Porozmawiajmy o audycie gotowości, pakiecie kontrolnym i modelu wsparcia dopasowanym do Twojego ryzyka, procesów oraz skali działalności.
Napisz do nas
office@dueverisaml.pl
