Procedura AML/CFT – opracowanie i wdrożenie
Procedura AML/CFT to wewnętrzny dokument, który określa, jak organizacja rozpoznaje ryzyko, weryfikuje klientów, analizuje transakcje, eskaluje sprawy i realizuje obowiązki AML/CFT. W Dueveris AML opracowujemy oraz wdrażamy procedury dopasowane do charakteru działalności, klientów i rzeczywistych procesów firmy – tak, aby były nie tylko zgodne z wymaganiami, ale również użyteczne w codziennej pracy.
POROZMAWIAJ Z EKSPERTEM o procedurze AML/CFTCzy Twoja procedura AML/CFT odpowiada temu, jak dziś działa firma?
Procedura AML/CFT powinna odzwierciedlać rzeczywisty sposób pracy organizacji: od weryfikacji klienta, przez analizę alertów, po eskalacje i raportowanie. Jeżeli dokument nie nadąża za zmianami albo zespół nie korzysta z niego w praktyce, wymaga przeglądu.
Warto ją zweryfikować, gdy:
Procedura nie była aktualizowana po zmianie działalności
Firma uruchomiła nowy produkt, kanał sprzedaży, rynek lub obsługuje inną grupę klientów niż w chwili jej przygotowania.
Zespół musi sam interpretować zasady
Procedura nie daje jasnej odpowiedzi, co zrobić w realnym przypadku i kiedy potrzebna jest eskalacja.
Role i decyzje są niejasne
Nie wiadomo, kto odpowiada za KYC, analizę alertu, akceptację klienta wysokiego ryzyka lub raportowanie.
Procesy działają inaczej niż opisano w dokumencie
KYC, KYB, monitoring lub raportowanie są realizowane według praktyki zespołu, a nie zgodnie z procedurą.
Zmieniły się narzędzia lub model realizacji procesu
Wdrożono outsourcing, nowy system lub inny podział obowiązków, ale procedura nie została do tego dostosowana.
Zbliża się audyt, kontrola lub przegląd compliance
Organizacja potrzebuje upewnić się, że zasady działania są aktualne, zrozumiałe i możliwe do wykazania w praktyce.
Procedura AML/CFT nie jest kopią ustawy
Dobra procedura nie przepisuje obowiązków ustawowych. Pokazuje konkretnie, kto, kiedy i jak ma działać w Twojej organizacji – od weryfikacji klienta po eskalację sprawy i raportowanie.
| Szablon AML | Procedura Dueveris AML |
|---|---|
| Ogólny dokument dla wielu firm | Dopasowanie do modelu działalności |
| Opis obowiązków | Jasne zasady działania zespołu |
| Brak realnych ról i decyzji | Role, odpowiedzialności i eskalacje |
| Oderwanie od procesów | Powiązanie z KYC, monitoringiem i raportowaniem |
| Dokument „na kontrolę” | Dokument używany w codziennej pracy |
Co reguluje procedura AML/CFT?
Procedura AML/CFT określa, jak organizacja rozpoznaje ryzyko, podejmuje decyzje i dokumentuje działania w codziennej pracy.
Ocena ryzyka AML/CFT
Zasady oceny ryzyka organizacji, klientów, produktów, kanałów i relacji biznesowych.
KYC, KYB i beneficjenci rzeczywiści
Zakres danych, sposób weryfikacji klientów oraz zasady aktualizacji informacji.
Klienci podwyższonego ryzyka
Kryteria pogłębionej analizy, dodatkowych dokumentów, akceptacji i monitoringu.
Screening PEP, sankcyjny i analiza dopasowań
Sposób obsługi potencjalnych dopasowań, eskalacji i dokumentowania decyzji.
Monitoring transakcji i alerty
Zasady analizy alertów, weryfikacji kontekstu klienta i dalszego działania.
Raportowanie do GIIF
Kwalifikacja spraw, ścieżka akceptacji, kompletowanie danych i zachowanie poufności.
Dokumentacja i rejestry
Zakres dokumentowania decyzji, przechowywania informacji i odpowiedzialności za kompletność materiału.
Role, szkolenia i kontrola wewnętrzna
Podział odpowiedzialności, zasady zgłaszania naruszeń, kontrola jakości i rozwój kompetencji zespołu.
Jak Dueveris AML opracowuje i wdraża procedurę AML/CFT?
Tworzymy procedurę na podstawie rzeczywistego modelu działalności, ryzyka i sposobu pracy zespołu. Celem nie jest przygotowanie dokumentu do podpisu, ale zasad, które można stosować w codziennych sprawach.
1. Poznajemy organizację
Analizujemy model biznesowy, klientów, produkty, kanały sprzedaży, systemy i obecne procesy AML/CFT.
2. Identyfikujemy ryzyka i luki
Sprawdzamy, które obszary wymagają uporządkowania oraz gdzie obecne zasady nie odpowiadają praktyce.
3. Projektujemy sposób działania
Ustalamy role, odpowiedzialności, poziomy akceptacji, ścieżki eskalacji i zasady dokumentowania decyzji.
4. Opracowujemy procedurę
Przygotowujemy dokument w języku zrozumiałym dla osób, które będą z niego korzystać.
5. Tworzymy materiały wspierające pracę
Przygotowujemy formularze, checklisty, rejestry i instrukcje potrzebne do stosowania procedury.
6. Wdrażamy procedurę w zespole
Omawiamy zasady działania, najważniejsze scenariusze oraz sposób korzystania z dokumentu w praktyce.
Opracowanie procedury to nie to samo co jej wdrożenie
Sama procedura nie zmienia sposobu pracy, jeśli zespół nie wie, kiedy z niej korzystać, kto podejmuje decyzje i jak dokumentować działania. Wdrożenie przekłada zasady zapisane w dokumencie na codzienną praktykę.
Procedura
Określa zasady, role, odpowiedzialności i ścieżki eskalacji.
Narzędzia pracy
Obejmują formularze, checklisty, rejestry i instrukcje wspierające realizację procesu.
Praktyka zespołu
Wymaga omówienia realnych scenariuszy, szkolenia oraz kontroli, czy zasady są stosowane prawidłowo.
Procedura AML/CFT, ocena ryzyka czy audyt?
Te usługi rozwiązują różne problemy. Mogą działać razem, ale każda odpowiada na inny etap budowania i utrzymywania skutecznego systemu AML/CFT.
| Potrzeba organizacji | Najlepsze rozwiązanie |
|---|---|
| Trzeba określić zasady działania, role i ścieżki eskalacji | Procedura AML/CFT |
| Trzeba rozpoznać ryzyka związane z działalnością, klientami i produktami | Ocena ryzyka AML/CFT |
| Trzeba sprawdzić, czy proces działa skutecznie w praktyce | Audyt AML/CFT |
| Trzeba stale nadzorować obszar AML/CFT i wspierać zarząd w decyzjach | Zewnętrzny AML Officer |
Procedura określa, jak działać. Ocena ryzyka wskazuje, na czym skoncentrować uwagę. Audyt sprawdza, czy zasady są rzeczywiście stosowane.
Co zmienia dobrze wdrożona procedura AML/CFT?
Dobrze wdrożona procedura porządkuje codzienną pracę zespołu. Każda osoba wie, jakie informacje zebrać, kiedy potrzebna jest dodatkowa analiza, kto podejmuje decyzję i jak dokumentować działania.
Dzięki temu organizacja podejmuje bardziej spójne decyzje KYC, KYB i monitoringowe, szybciej kieruje sprawy do właściwej eskalacji oraz ogranicza ryzyko działania opartego na nieformalnych ustaleniach.
Procedura staje się też praktycznym punktem odniesienia dla szkoleń, kontroli jakości, audytu i przygotowania do kontroli AML/CFT.
Potrzebujesz procedury AML/CFT, która porządkuje realne decyzje i działania zespołu?
Porozmawiajmy o procedurze dopasowanej do Twojej działalności, klientów, procesów i poziomu ryzyka.
Napisz do nas
office@dueverisaml.pl
