Raportowanie do GIIF – obsługa obowiązków AML/CFT

GIIF to Generalny Inspektor Informacji Finansowej, pełniący funkcję polskiej jednostki analityki finansowej.

Raportowanie do GIIF to specjalistyczne wsparcie dla instytucji obowiązanych, które muszą właściwie rozpoznać sprawę, zgromadzić dane i dokumenty oraz przekazać wymagane informacje w obszarze AML/CFT. W Dueveris AML wspieramy analizę przypadków, przygotowanie raportów i zawiadomień, obsługę komunikacji z GIIF oraz dokumentowanie decyzji – w modelu dopasowanym do procesów, systemów i poziomu ryzyka Twojej organizacji.

POROZMAWIAJ Z EKSPERTEM o raportowaniu do GIIF

Czy Twój proces raportowania do GIIF jest gotowy na trudną sprawę?

Raportowanie do GIIF zaczyna się dużo wcześniej niż w chwili wysłania informacji. Wymaga sprawnej analizy, zebrania danych, jasnej decyzji i dokumentacji, która pokazuje, dlaczego sprawa została eskalowana.

Proces wymaga wzmocnienia, gdy:

Alert wymaga pogłębionej analizy

Sprawa nie może zostać zamknięta bez zebrania dodatkowych informacji i oceny jej kontekstu.

Brakuje pewności co do dalszego działania

Zespół nie ma jasnych kryteriów, kiedy sprawę zamknąć, eskalować lub przygotować do raportowania.

Dane i dokumenty są rozproszone

Informacje z KYC, transakcji, screeningu i komunikacji z klientem trzeba kompletować z wielu źródeł.

Raporty wymagają ręcznego zbierania danych

Przygotowanie materiału angażuje wiele osób i zwiększa ryzyko braków lub opóźnień.

Nie ma jasnej ścieżki akceptacji

Nie wiadomo, kto analizuje sprawę, kto podejmuje decyzję i kto odpowiada za jej zatwierdzenie.

GIIF zwraca się o informacje lub dokumenty

Organizacja musi szybko zebrać kompletny materiał i przekazać go w uporządkowanej formie.

Dokumentacja nie pokazuje pełnej historii decyzji

Trudno wykazać, co zostało sprawdzone, jakie były ustalenia i dlaczego podjęto określone działanie.

Organizacja przygotowuje się do kontroli AML

Proces wymaga uporządkowania, aby decyzje, raporty i działania następcze były spójne oraz możliwe do wykazania.

Nie każdy alert jest zawiadomieniem do GIIF

Alert jest sygnałem, że określona aktywność wymaga sprawdzenia. Nie przesądza jeszcze o podejrzeniu ani o konieczności przekazania informacji do GIIF.

Dopiero analiza pozwala połączyć alert z profilem klienta, historią relacji, transakcjami i dostępną dokumentacją. Jej wynikiem może być zamknięcie sprawy, dalsza analiza, aktualizacja KYC, eskalacja albo przygotowanie informacji do GIIF.

Sygnał ryzyka → analiza sprawy → zebranie danych → decyzja i eskalacja → przekazanie informacji → działania następcze

Zawiadomienie do GIIF jest efektem uzasadnionej decyzji AML – nie automatyczną reakcją na każdy alert.

Co obejmuje raportowanie do GIIF?

Zakres obowiązków zależy od rodzaju sprawy i działalności organizacji. Raportowanie nie polega wyłącznie na przekazaniu danych – wymaga ich zebrania, sprawdzenia, właściwej kwalifikacji i udokumentowania decyzji.

Informacje o transakcjach objętych obowiązkiem raportowym

Przygotowanie i kontrola kompletności danych dotyczących transakcji, które podlegają przekazaniu do GIIF.

Zawiadomienia o podejrzeniach AML/CFT (SAR/STR)

Analiza sprawy, zebranie materiału i przygotowanie uzasadnienia, gdy okoliczności mogą wskazywać na pranie pieniędzy lub finansowanie terroryzmu.

Sprawy dotyczące określonej transakcji lub wartości majątkowych

Wsparcie przy ocenie i przygotowaniu materiału, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie związku konkretnej transakcji lub wartości majątkowych z AML/CFT.

Obsługa komunikacji i żądań GIIF

Koordynacja odpowiedzi, kompletowanie dokumentów oraz przygotowanie informacji wymaganych w toku sprawy.

Raportowanie kwartalne do GIIF

Przygotowanie i przekazywanie kwartalnych statystyk AML/CFT przez instytucje obowiązane objęte tym obowiązkiem.

Jak Dueveris AML wspiera raportowanie do GIIF?

Wspieramy organizację na każdym etapie sprawy – od wstępnej analizy sygnału ryzyka po przygotowanie materiału, dokumentację decyzji i obsługę dalszych działań. Zakres wsparcia może obejmować wybrane etapy albo cały proces.

Wspieramy przygotowanie zawiadomień o transakcjach podejrzanych / zgłoszeń SAR/STR, raportów okresowych, statystyk kwartalnych – jeżeli dotyczą danego podmiotu – oraz innych wymaganych informacji i wyjaśnień dla właściwych organów. Wsparcie realizowane jest z uwzględnieniem wymogów poufności oraz ograniczeń dotyczących ujawniania informacji o analizie lub zawiadomieniu.

Kwalifikacja sprawy

Oceniamy, czy alert, transakcja lub inna informacja wymaga dalszej analizy, eskalacji albo przygotowania materiału do GIIF.

Analiza klienta, transakcji i kontekstu

Łączymy dane KYC lub KYB, historię relacji, aktywność transakcyjną, wyniki screeningu i dostępne dokumenty.

Przygotowanie uzasadnienia sprawy

Porządkujemy fakty, wskazujemy elementy budzące ryzyko i opisujemy działania podjęte w toku analizy.

Kompletowanie danych i dokumentów

Pomagamy zebrać informacje z systemów, zespołów operacyjnych, obsługi klienta, księgowości, ryzyka i compliance.

Przygotowanie materiału do przekazania

Wspieramy przygotowanie kompletnego materiału zgodnie z przyjętą w organizacji ścieżką raportowania i akceptacji.

Eskalacja i podział odpowiedzialności

Porządkujemy role, poziomy akceptacji oraz zasady przekazywania spraw pomiędzy analitykami, compliance, AML Officerem i osobami upoważnionymi.

Dokumentacja i ścieżka audytowa

Utrzymujemy uporządkowany zapis ustaleń, decyzji, dokumentów i działań następczych.

Kontrola jakości procesu

Sprawdzamy kompletność materiałów, spójność uzasadnień, jakość dokumentacji i terminowość obsługi spraw.

Porozmawiaj z ekspertem

Dobra informacja do GIIF zaczyna się od dobrej analizy

Informacja przekazywana do GIIF nie powinna być wyłącznie zbiorem danych. Powinna jasno pokazywać, co wzbudziło ryzyko, co zostało sprawdzone i dlaczego organizacja podjęła określoną decyzję.

Fakty
Kto, kiedy i jaką aktywność realizował – wraz z istotnymi transakcjami, wartościami i stronami sprawy.

Kontekst
Profil klienta, cel relacji, deklarowany sposób korzystania z usługi oraz historia współpracy.

Analiza
Elementy, które odbiegają od oczekiwanego zachowania, oraz informacje potwierdzające lub wyjaśniające ryzyko.

Decyzja
Podjęte działania, uzasadnienie eskalacji lub raportowania oraz dalsze kroki w sprawie.

Jak Dueveris AML prowadzi proces raportowania do GIIF?

Wspieramy organizację od identyfikacji sprawy do przygotowania kompletnego materiału i udokumentowania decyzji. Działamy zgodnie z ustalonym podziałem odpowiedzialności, procedurami i ścieżką akceptacji.

1. Identyfikacja sprawy
Analizujemy alert, nietypową aktywność, niezgodność w KYC lub informację wymagającą dalszego działania.

2. Zebranie danych i dokumentów
Kompletujemy informacje o kliencie, relacji, transakcjach, screeningu i komunikacji prowadzonej w sprawie.

3. Analiza i ocena ryzyka
Sprawdzamy, czy aktywność ma racjonalne wyjaśnienie, jakie elementy budzą ryzyko i czy potrzebne są dodatkowe ustalenia.

4. Decyzja i eskalacja
Przygotowujemy rekomendację dalszego działania oraz kierujemy sprawę do właściwego poziomu akceptacji.

5. Przygotowanie materiału do przekazania
Porządkujemy dane, uzasadnienie i dokumentację potrzebną do przekazania informacji zgodnie z procedurą organizacji.

6. Dokumentacja i działania następcze
Utrzymujemy pełną historię sprawy, wspieramy odpowiedzi na dalsze pytania oraz wskazujemy działania wymagane po zakończeniu analizy.

Porozmawiaj z ekspertem

Raportowanie do GIIF a pozostałe usługi Dueveris AML

Raportowanie do GIIF jest etapem, do którego mogą prowadzić ustalenia z monitoringu, KYC, KYB i innych procesów AML/CFT. Jego celem jest podjęcie właściwej decyzji, przygotowanie kompletnego materiału i udokumentowanie działań organizacji.

Usługa	Główna rola
Monitoring transakcji AML/CFT	Wykrywanie i analiza alertów dotyczących aktywności klienta.
Weryfikacja osób KYC	Ocena tożsamości, profilu i ryzyka osoby fizycznej.
Weryfikacja firm KYB	Analiza firmy, reprezentacji, struktury własnościowej i beneficjentów rzeczywistych.
Raportowanie do GIIF	Kwalifikacja sprawy, decyzja, dokumentacja i przygotowanie informacji do przekazania.
Outsourcing AML/CFT	Operacyjna obsługa wielu procesów AML/CFT.
Zewnętrzny AML Officer	Nadzór nad ryzykiem, procedurami, jakością procesu i decyzjami AML/CFT.

Co zmienia dobrze prowadzony proces raportowania do GIIF?

Pozwala szybciej rozpoznać sprawy wymagające eskalacji, zebrać dane z właściwych źródeł i podjąć decyzję na podstawie pełnego obrazu klienta oraz jego aktywności.

Zapewnia jasny podział odpowiedzialności, spójną dokumentację i pełną ścieżkę audytową każdej sprawy. Dzięki temu organizacja jest lepiej przygotowana na żądania GIIF, kontrolę AML i złożone przypadki wymagające szybkiego działania.

Potrzebujesz uporządkować raportowanie do GIIF lub przygotować materiał w złożonej sprawie AML/CFT?

Porozmawiajmy o modelu wsparcia dopasowanym do Twoich procedur, systemów, wolumenów i poziomu ryzyka.

Napisz do nas

office@dueverisaml.pl

Najczęściej zadawane pytania

Czy każdy alert AML trzeba zgłaszać do GIIF?

Nie. Alert jest sygnałem do analizy. Dopiero po ocenie klienta, transakcji, dokumentacji i kontekstu relacji można podjąć decyzję o zamknięciu sprawy, dalszej eskalacji lub przygotowaniu informacji do GIIF.

Czym różni się raport transakcyjny od zawiadomienia dotyczącego podejrzenia AML/CFT?

Raport transakcyjny dotyczy przekazania do GIIF informacji o transakcjach ponadprogowych, m.in. przyjęciu wpłaty, dokonaniu wypłaty lub transferze środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 000 EUR – w przypadkach określonych w ustawie AML. Zawiadomienie dotyczy sprawy, w której analiza wskazuje na możliwy związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

Czy zawiadomienie do GIIF (SAR/STR) jest poufne?

Tak. Przygotowanie i przekazanie zawiadomienia o podejrzeniu AML/CFT wymaga zachowania poufności. Instytucja obowiązana, jej pracownicy oraz osoby działające w jej imieniu nie mogą ujawniać faktu przekazania informacji do GIIF ani prowadzonych analiz AML/CFT, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie.

Czy Dueveris AML może przygotować materiał do zgłoszenia w naszym systemie?

Tak. Możemy wspierać zebranie danych, analizę sprawy, przygotowanie uzasadnienia i materiału zgodnie z procedurami oraz systemami wykorzystywanymi w Twojej organizacji.

Czy pomagacie przy odpowiedzi na żądanie GIIF?

Tak. Wspieramy kompletowanie dokumentów, zebranie informacji z właściwych zespołów i systemów oraz przygotowanie uporządkowanej odpowiedzi.

Czy możecie wesprzeć organizację w pilnej, pojedynczej sprawie?

Tak. Możemy wesprzeć analizę konkretnej sprawy, przygotowanie materiału, uporządkowanie dokumentacji i ustalenie dalszych działań.

Jakie dane i dokumenty są potrzebne do przygotowania raportu?

Zakres zależy od sprawy. Zwykle obejmuje dane KYC lub KYB, historię relacji, informacje o transakcjach, wyniki screeningu, komunikację z klientem, wyjaśnienia oraz dokumenty potwierdzające ustalenia.

Czy możecie uporządkować procedurę eskalacji i akceptacji raportów?

Tak. Pomagamy określić role, poziomy akceptacji, terminy, zasady przekazywania spraw oraz sposób dokumentowania decyzji.

Czy raportowanie do GIIF jest tym samym co zawiadomienie o przestępstwie?

Nie. Raportowanie do GIIF jest działaniem realizowanym w ramach obowiązków AML/CFT. Nie jest tożsame z zawiadomieniem o podejrzeniu popełnienia przestępstwa składanym do organów ścigania.

Czy usługę można połączyć z monitoringiem alertów lub KYC?

Tak. Połączenie raportowania z monitoringiem, KYC lub KYB pozwala analizować sprawę na podstawie pełniejszego obrazu klienta, jego aktywności i poziomu ryzyka.

Masz więcej pytań?

Porozmawiaj z ekspertem