Co to jest PEP?

PEP (Politically Exposed Person) to osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne, czyli znaczące stanowisko publiczne lub pełniąca znaczącą funkcję publiczną. Do tej kategorii należą m.in. szefowie państw i rządów, ministrowie, parlamentarzyści, członkowie organów zarządzających partii politycznych, ambasadorowie, członkowie najwyższych organów sądowych, członkowie organów banków centralnych czy wyżsi oficerowie sił zbrojnych.

Nie każdy polityk, urzędnik ani pracownik administracji jest jednak PEP. Znaczenie ma konkretne stanowisko lub funkcja, a ustawa wyłącza stanowiska średniego i niższego szczebla. Status PEP nie jest zarzutem ani informacją o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Oznacza natomiast podwyższone ryzyko z perspektywy AML/CFT i powoduje obowiązek zastosowania dodatkowych środków bezpieczeństwa finansowego. W praktyce mogą one obejmować m.in. uzyskanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla, ustalenie źródła majątku i pochodzenia wartości majątkowych oraz intensyfikację monitorowania relacji.

Kto ma status PEP?

Polska ustawa AML zalicza do PEP osoby zajmujące znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne. Katalog obejmuje m.in.:

• szefów państw i szefów rządów;
• ministrów, wiceministrów i sekretarzy stanu;
• parlamentarzystów i członków podobnych organów ustawodawczych;
• członków organów zarządzających partii politycznych;
• członków najwyższych organów sądowych;
• członków trybunałów obrachunkowych i organów banków centralnych;
• ambasadorów i chargés d’affaires;
• wyższych oficerów sił zbrojnych;
• określonych członków organów przedsiębiorstw państwowych i spółek kontrolowanych przez państwo;
• dyrektorów, zastępców dyrektorów i członków organów organizacji międzynarodowych oraz osoby pełniące równoważne funkcje;
• inne osoby zajmujące wskazane w przepisach znaczące stanowiska lub funkcje publiczne.

Nie oznacza to, że każda osoba zatrudniona w administracji publicznej albo związana z polityką jest PEP. Ustawa wyraźnie wyłącza stanowiska średniego i niższego szczebla. Dla krajowych stanowisk i funkcji publicznych istnieje szczegółowy wykaz określony w rozporządzeniu właściwego ministra. Jest to jednak wykaz stanowisk i funkcji, a nie lista nazwisk osób PEP.

Status PEP nie zależy również od obywatelstwa ani miejsca zamieszkania. Osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne może być ktoś pełniący odpowiednią funkcję w Polsce, innym państwie albo organizacji międzynarodowej. Z perspektywy AML istotne jest również to, że weryfikacja nie kończy się na samym kliencie. Instytucja obowiązana powinna ustalić, czy PEP jest klient lub jego beneficjent rzeczywisty. W przypadku klienta biznesowego wymaga to więc spojrzenia również na osoby fizyczne znajdujące się za jego strukturą własności i kontroli.

Czy rodzina i bliscy współpracownicy PEP podlegają tym samym wymogom?

Ustawa AML rozróżnia:

• osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne;
• członka rodziny PEP;
• osobę znaną jako bliski współpracownik PEP.

Nie są to pojęcia tożsame, ale przepisy dotyczące PEP stosuje się odpowiednio również do członków rodziny i bliskich współpracowników.

Do ustawowej kategorii członków rodziny PEP należą:

• małżonek lub osoba pozostająca z PEP we wspólnym pożyciu;
• dziecko PEP oraz jego małżonek lub osoba pozostająca z nim we wspólnym pożyciu;
• rodzice PEP.

Definicji tej nie należy automatycznie rozszerzać na całe pokrewieństwo. Rodzeństwo, kuzyni, teściowie czy dalsi krewni nie stają się członkami rodziny PEP w rozumieniu ustawy wyłącznie ze względu na więź rodzinną.

Osobną kategorią jest bliski współpracownik PEP.

Może to być m.in. osoba fizyczna będąca wspólnie z PEP beneficjentem rzeczywistym osoby prawnej, innej jednostki organizacyjnej lub trustu albo utrzymująca z PEP bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do tej kategorii może należeć również osoba będąca jedynym beneficjentem rzeczywistym podmiotu lub trustu, o którym wiadomo, że został utworzony w celu uzyskania faktycznej korzyści przez PEP. „Bliski współpracownik” nie oznacza więc każdego znajomego, współpracownika zawodowego ani osoby, która po prostu pozostaje z PEP w kontakcie.

Rodzina i bliscy współpracownicy nie stają się przez to PEP, ale odpowiednie wymogi przewidziane dla PEP stosuje się również wobec nich.

Jak sprawdza się status PEP?

Instytucja obowiązana powinna posiadać procedury oparte na analizie ryzyka pozwalające ustalić, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty jest PEP, członkiem rodziny PEP albo osobą znaną jako jego bliski współpracownik. Ustawa pozwala m.in. przyjąć od klienta oświadczenie o posiadaniu albo braku statusu PEP. Takie oświadczenie jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Nie oznacza to jednak, że oświadczenie klienta musi być jedynym źródłem informacji.

W zależności od przyjętej procedury i poziomu ryzyka instytucja może wykorzystywać również m.in.:

• informacje pochodzące ze źródeł publicznych;
• dane dotyczące pełnionych funkcji;
• własne ustalenia;
• odpowiednie bazy i narzędzia screeningowe.

W uproszczeniu proces może wyglądać następująco:

klient lub UBO → identyfikacja → oświadczenie i screening → potencjalne dopasowanie → weryfikacja osoby i funkcji → decyzja → dokumentacja.

Samo pojawienie się nazwiska w bazie PEP nie powinno być traktowane jako automatyczne potwierdzenie statusu. Alert może dotyczyć innej osoby o takim samym lub podobnym imieniu i nazwisku, nieaktualnej informacji albo funkcji, której charakter wymaga dodatkowego sprawdzenia. Dlatego potencjalne dopasowanie powinno zostać zweryfikowane. Znaczenie mogą mieć m.in. tożsamość osoby, pełniona funkcja, okres jej pełnienia, państwo oraz inne informacje pozwalające potwierdzić lub wykluczyć zgodność. Screening wskazuje potencjalne dopasowanie. Status PEP trzeba potwierdzić.

Jakie obowiązki powstają wobec PEP?

Stwierdzenie, że klient jest PEP, nie oznacza zakazu nawiązania lub kontynuowania relacji. Powoduje natomiast obowiązek zastosowania dodatkowych środków przewidzianych w ustawie AML. W przypadku stosunków gospodarczych z PEP instytucja obowiązana powinna w szczególności:

• uzyskać akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuowanie stosunków gospodarczych;
• zastosować odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku klienta;
• ustalić źródło pochodzenia wartości majątkowych pozostających w dyspozycji klienta w ramach relacji lub transakcji;
• zintensyfikować bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych.

Źródło majątku i źródło pochodzenia wartości majątkowych nie oznaczają dokładnie tego samego.

Źródło majątku odnosi się do tego, w jaki sposób klient zgromadził swój ogólny majątek, np. poprzez działalność gospodarczą, zatrudnienie, inwestycje, sprzedaż majątku czy dziedziczenie. Źródło pochodzenia wartości majątkowych dotyczy natomiast konkretnych wartości wykorzystywanych w ramach danej relacji lub transakcji. Dodatkowe środki wobec PEP mają charakter prewencyjny. Wynikają z podwyższonego ryzyka związanego z osobami posiadającymi istotne wpływy publiczne, w szczególności w kontekście ryzyka korupcji i wykorzystania systemu finansowego do prania pieniędzy.

Status PEP nie oznacza, że dana osoba dopuściła się przestępstwa ani że każda jej transakcja jest podejrzana.

W praktyce proces można uprościć do:

identyfikacja PEP → ocena ryzyka → akceptacja → ustalenie źródła majątku i wartości majątkowych → wzmożony monitoring → dokumentacja.

Jak długo stosuje się dodatkowe środki wobec byłego PEP?

Zakończenie pełnienia eksponowanego stanowiska politycznego nie oznacza automatycznego zakończenia stosowania środków związanych z podwyższonym ryzykiem. Od dnia zaprzestania pełnienia takiej funkcji instytucja obowiązana powinna nadal stosować wobec tej osoby środki uwzględniające wyższe ryzyko przez okres nie krótszy niż 12 miesięcy i do momentu ustalenia, że z osobą nie wiąże się już wyższe ryzyko.

Kluczowe jest więc określenie „nie krócej niż 12 miesięcy”.

Nie oznacza ono, że po upływie roku dodatkowe środki automatycznie przestają obowiązywać. Po minimalnym okresie instytucja powinna ocenić, czy nadal istnieją czynniki uzasadniające podwyższone ryzyko. Znaczenie mogą mieć m.in. utrzymujące się wpływy, charakter wcześniej pełnionej funkcji, powiązania oraz inne okoliczności istotne z perspektywy AML/CFT.

Nieprecyzyjne jest więc stwierdzenie:

„PEP przestaje być PEP po 12 miesiącach”.

Przepisy wymagają dalszego stosowania środków uwzględniających podwyższone ryzyko przez co najmniej 12 miesięcy, a ich zakończenie powinno wynikać z oceny, że wyższe ryzyko związane z daną osobą już nie występuje.

12 miesięcy to minimum, a nie automatyczna data zakończenia stosowania dodatkowych środków.