Co to jest instytucja obowiązana?

Instytucja obowiązana to podmiot wskazany w art. 2 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, na którym ciążą określone obowiązki związane z AML/CFT. Nie są to wyłącznie banki i inne instytucje finansowe. Ustawa obejmuje również wybrane zawody oraz działalności niefinansowe, m.in. określone usługi prawne, podatkowe i księgowe, pośrednictwo w obrocie nieruchomościami, działalność hazardową czy niektóre rodzaje handlu i usług.

W części przypadków o statusie instytucji obowiązanej nie decyduje sama branża ani nazwa firmy. Znaczenie może mieć konkretny rodzaj wykonywanej czynności, zakres działalności, wartość transakcji albo spełnienie innych warunków wskazanych w ustawie. Status instytucji obowiązanej wynika z przepisów i rzeczywistego modelu działalności podmiotu – nie z jego deklaracji.

Kto może być instytucją obowiązaną?

Katalog instytucji obowiązanych znajduje się w art. 2 ust. 1 ustawy AML i obejmuje zarówno sektor finansowy, jak i liczne działalności niefinansowe.

Do instytucji obowiązanych należą m.in. określone:

• banki, instytucje finansowe i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe;
• instytucje płatnicze i podmioty związane z pieniądzem elektronicznym;
• podmioty rynku kapitałowego, fundusze inwestycyjne i zarządzający nimi;
• podmioty sektora ubezpieczeniowego w zakresie wskazanym w ustawie;
• przedsiębiorcy prowadzący działalność kantorową i określone usługi wymiany walut;
• podmioty świadczące wskazane w ustawie usługi dotyczące walut wirtualnych;
• notariusze;
• adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni i doradcy podatkowi – w zakresie czynności określonych w ustawie;
• biegli rewidenci;
• podmioty świadczące określone usługi księgowe i podatkowe;
• przedsiębiorcy świadczący określone usługi na rzecz spółek i trustów;
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami;
• podmioty prowadzące działalność hazardową;
• przedsiębiorcy udostępniający skrytki sejfowe;
• przedsiębiorcy prowadzący określoną działalność związaną z dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami;
• instytucje pożyczkowe;
• przedsiębiorcy wykonujący działalność lombardową;
• określone podmioty obsługujące kredyty.

W określonych przypadkach ustawa obejmuje również fundacje, stowarzyszenia oraz przedsiębiorców przyjmujących lub dokonujących określonych płatności gotówkowych. Lista ta ma charakter orientacyjny. Pełny i wiążący katalog znajduje się w art. 2 ust. 1 ustawy AML.

Czy każda firma z danej branży jest instytucją obowiązaną?

Nie. W przypadku części kategorii ustawa wiąże status instytucji obowiązanej z wykonywaniem konkretnych czynności, określonym zakresem działalności albo spełnieniem dodatkowych warunków. Dobrym przykładem są zawody prawnicze. Sam fakt wykonywania zawodu adwokata lub radcy prawnego nie oznacza, że każda wykonywana czynność podlega obowiązkom AML/CFT.

Ustawa wskazuje określone rodzaje czynności, w związku z którymi zastosowanie znajdują te przepisy. Podobnie nie każda fundacja lub stowarzyszenie staje się instytucją obowiązaną wyłącznie ze względu na swoją formę prawną.

W innych przypadkach znaczenie może mieć m.in.:

• rodzaj świadczonej usługi;
• charakter wykonywanej czynności;
• wartość transakcji;
• wysokość czynszu przy określonym pośrednictwie dotyczącym najmu lub dzierżawy;
• sposób dokonywania lub przyjmowania płatności;
• inne warunki wskazane w konkretnym punkcie art. 2 ustawy AML.

Dlatego stwierdzenie „firma działa w branży X, więc jest instytucją obowiązaną” może być zbyt dużym uproszczeniem.

O kwalifikacji decyduje rzeczywisty model działalności zestawiony z konkretnym przepisem.

Jakie obowiązki ma instytucja obowiązana?

Jeżeli podmiot jest instytucją obowiązaną, musi realizować obowiązki AML/CFT przewidziane w ustawie. W zależności od rodzaju działalności i właściwych przepisów mogą one obejmować m.in.:

• rozpoznawanie i ocenę ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
• stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego;
• identyfikację i weryfikację klienta;
• ustalanie i weryfikację beneficjenta rzeczywistego;
• ocenę celu i charakteru stosunków gospodarczych;
• bieżące monitorowanie relacji i transakcji;
• posiadanie i stosowanie procedury AML/CFT;
• odpowiednie przypisanie odpowiedzialności za realizację obowiązków AML;
• szkolenie pracowników;
• dokumentowanie przeprowadzonych ocen i działań;
• przechowywanie wymaganych informacji i dokumentów;
• realizację określonych obowiązków informacyjnych i zawiadomień wobec GIIF.

Nie oznacza to, że każda instytucja obowiązana realizuje wszystkie obowiązki dokładnie w taki sam sposób. Zakres i sposób ich wykonywania zależą m.in. od rodzaju działalności, mających zastosowanie przepisów oraz rozpoznanego ryzyka.

Jak sprawdzić, czy firma jest instytucją obowiązaną?

Analizy nie należy zaczynać wyłącznie od nazwy branży, kodu PKD ani gotowej listy znalezionej w internecie. W praktyce warto przejść przez cztery kroki:

1. Ustal, co podmiot rzeczywiście robi.
   Trzeba określić faktycznie świadczone usługi i wykonywane czynności.
2. Znajdź właściwy punkt art. 2 ust. 1 ustawy AML.
   Należy sprawdzić, czy rzeczywista działalność odpowiada jednej z kategorii wskazanych przez ustawodawcę.
3. Sprawdź zakres, warunki, progi i wyłączenia.
   Niektóre przepisy obejmują podmiot tylko w odniesieniu do określonych czynności albo po spełnieniu dodatkowych warunków.
4. Ustal wynikające z tego obowiązki AML/CFT.
   Dopiero po prawidłowej kwalifikacji można określić, jakie procesy, procedury i działania powinny zostać wdrożone.

Schemat można więc uprościć do:

rzeczywista działalność → właściwy punkt art. 2 → warunki i wyłączenia → status instytucji obowiązanej → obowiązki AML/CFT.

Najważniejsze jest więc nie to, jak firma określa swoją działalność, ale co rzeczywiście robi i czy ta działalność mieści się w zakresie wskazanym przez ustawę AML.