Co to jest screening sankcyjny?

Screening sankcyjny (sanctions screening) to proces sprawdzania osób, firm i innych stron relacji pod kątem właściwych list oraz reżimów sankcyjnych. Jego celem jest wykrycie sytuacji, w których wobec klienta, beneficjenta rzeczywistego, właściciela, osoby kontrolującej, kontrahenta albo strony transakcji mogą mieć zastosowanie określone środki ograniczające.

Screening nie polega wyłącznie na wpisaniu nazwiska lub nazwy firmy do wyszukiwarki. Samo podobieństwo danych nie oznacza również, że dana osoba lub podmiot rzeczywiście są objęte sankcjami. Potencjalne dopasowanie trzeba zweryfikować, ustalić tożsamość osoby lub podmiotu, sprawdzić właściwy reżim sankcyjny oraz określić, jakie skutki prawne wynikają z potwierdzonego dopasowania. Przy klientach biznesowych znaczenie może mieć również struktura własności i kontroli. Firma niewymieniona bezpośrednio na liście może wymagać dalszej analizy, jeżeli jest własnością lub znajduje się pod kontrolą osoby albo podmiotu objętego określonymi restrykcjami.

Screening wykrywa potencjalne dopasowanie. Analiza sankcyjna ustala, co ono oznacza.

Jak działa screening sankcyjny?

„Screening sankcyjny” jest określeniem operacyjnym. Przepisy ustanawiają konkretne sankcje, zakazy i obowiązki, natomiast screening jest procesem pomagającym ustalić, czy mogą one mieć zastosowanie do określonej osoby, podmiotu lub transakcji. W uproszczeniu proces można przedstawić jako:

dane → właściwe źródła sankcyjne → potencjalne dopasowanie → weryfikacja → analiza powiązań → ocena skutku prawnego → decyzja → dokumentacja.

Pierwszym krokiem jest ustalenie, kogo należy sprawdzić. W zależności od charakteru relacji mogą to być m.in.:

• klient;
• beneficjent rzeczywisty;
• właściciel lub osoba kontrolująca podmiot;
• osoba uprawniona do reprezentacji;
• pełnomocnik;
• kontrahent;
• odbiorca lub nadawca płatności;
• inna strona transakcji.

Następnie dane tych osób lub podmiotów są porównywane z odpowiednimi źródłami sankcyjnymi. W przypadku osoby fizycznej znaczenie mogą mieć m.in. imię i nazwisko, alternatywne zapisy nazwiska, aliasy, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo oraz inne dostępne identyfikatory. Przy podmiotach analizuje się m.in. nazwę i jej warianty, państwo rejestracji, adres, dane rejestrowe oraz informacje dotyczące własności i kontroli.

System screeningowy może wygenerować potential match, czyli potencjalne dopasowanie. Nie jest ono jeszcze potwierdzeniem, że sprawdzana osoba lub firma jest objęta sankcjami. Jeżeli dalsza analiza wykaże, że wynik dotyczy innej osoby lub podmiotu, alert może zostać zakwalifikowany jako false positive. Jeżeli dopasowanie zostanie potwierdzone, trzeba następnie ustalić właściwą podstawę prawną i wynikające z niej ograniczenia.

Zbieżność danych tworzy alert. Dopiero ich weryfikacja pozwala ustalić, czy doszło do rzeczywistego dopasowania.

Jakie listy i reżimy sankcyjne należy uwzględniać?

Nie istnieje jedna uniwersalna „lista sankcyjna”, która odpowiada na wszystkie pytania dotyczące sankcji. Znaczenie mają konkretne reżimy sankcyjne, akty prawne i wykazy osób oraz podmiotów, które mogą różnić się zakresem, podstawą prawną i skutkami. W Polsce szczególne znaczenie mają przede wszystkim:

• sankcje i środki ograniczające obowiązujące w ramach Unii Europejskiej;
• krajowa lista sankcyjna prowadzona na podstawie polskich przepisów;
• szczególne środki ograniczające przewidziane w systemie AML/CFT;
• inne reżimy sankcyjne, jeżeli mają zastosowanie do działalności organizacji, konkretnej relacji lub transakcji.

Organizacja może korzystać również z zagranicznych list sankcyjnych i baz komercyjnych. Nie oznacza to jednak, że każda lista znajdująca się w narzędziu screeningowym wywołuje takie same skutki prawne wobec każdego polskiego podmiotu. Znaczenie zależy m.in. od właściwej jurysdykcji, stron transakcji, rodzaju działalności i konkretnego reżimu sankcyjnego.

Dlatego wynik screeningu powinien prowadzić nie tylko do pytania:

„czy osoba znajduje się na liście?”

ale również:

„jaki reżim ma zastosowanie i jakie obowiązki lub zakazy z niego wynikają?”

Nie każda lista używana przez narzędzie ma takie samo znaczenie prawne.

Czy brak firmy na liście oznacza, że sankcje jej nie dotyczą?

Nie zawsze. Bezpośredni screening nazwy firmy jest ważnym elementem procesu, ale w określonych reżimach sankcyjnych znaczenie może mieć również to, kto posiada lub kontroluje podmiot. Oznacza to, że analiza klienta biznesowego nie powinna w każdym przypadku kończyć się na ustaleniu, że jego nazwa nie występuje na właściwej liście. W zależności od mających zastosowanie przepisów może być konieczne ustalenie:

• kto posiada udziały lub akcje podmiotu;
• czy własność ma charakter bezpośredni czy pośredni;
• kto sprawuje kontrolę nad podmiotem;
• czy osoba objęta sankcjami może wywierać decydujący wpływ;
• czy udostępnienie środków podmiotowi może oznaczać udostępnienie ich osobie objętej restrykcjami lub działanie na jej korzyść.

Kryteriów stosowanych w analizie sankcyjnej nie należy automatycznie utożsamiać z definicją beneficjenta rzeczywistego stosowaną w AML. UBO i sankcyjne kryteria ownership and control służą innym celom i mogą opierać się na innych zasadach. Dlatego błędne byłoby przyjęcie uniwersalnej reguły:

„jeżeli osoba objęta sankcjami ma ponad 25% udziałów, sankcje automatycznie obejmują firmę”.

Właściwe kryteria trzeba ustalać na podstawie konkretnego reżimu sankcyjnego. Screening klienta biznesowego powinien być więc odpowiednio powiązany z KYB, ponieważ bez zrozumienia struktury własności i kontroli sama nazwa podmiotu może nie dawać pełnego obrazu.

Brak nazwy firmy na liście nie zawsze kończy analizę. Znaczenie może mieć również to, kto firmę posiada i kontroluje.

Co oznacza alert sankcyjny?

Alert sankcyjny oznacza, że dane sprawdzanej osoby lub podmiotu wykazują określone podobieństwo do danych znajdujących się w źródle sankcyjnym. Alert nie jest jeszcze potwierdzeniem sankcji. W przypadku osoby fizycznej przy analizie można porównywać m.in.:

• imię i nazwisko;
• aliasy i alternatywne zapisy;
• datę urodzenia;
• miejsce urodzenia;
• obywatelstwo;
• miejsce zamieszkania;
• inne dostępne identyfikatory.

W przypadku firmy znaczenie mogą mieć m.in.:

• pełna nazwa;
• alternatywne nazwy;
• adres;
• państwo rejestracji;
• numer rejestrowy;
• profil działalności;
• właściciele i osoby kontrolujące.

Wynikiem analizy może być m.in.:

• false positive — dopasowanie pozorne, dotyczące innej osoby lub podmiotu;
• confirmed match — potwierdzone dopasowanie;
• przypadek wymagający dodatkowych informacji przed podjęciem decyzji.

Takie rozróżnienie ma szczególne znaczenie przy popularnych nazwiskach, różnych sposobach transliteracji, zmianach nazw podmiotów albo niepełnych danych wejściowych. Potwierdzone dopasowanie również nie oznacza, że w każdej sytuacji należy wykonać dokładnie to samo działanie. Trzeba ustalić treść konkretnego środka ograniczającego i jego podstawę prawną. W zależności od reżimu mogą występować m.in. obowiązki lub zakazy dotyczące zamrożenia aktywów, udostępniania środków lub zasobów gospodarczych albo innych określonych działań.

Screening sankcyjny należy również odróżniać od weryfikacji PEP. Status PEP oznacza konieczność zastosowania określonych środków AML i nie jest zakazem współpracy. Sankcje mogą natomiast ustanawiać bezpośrednie ograniczenia lub zakazy prawne.

Alert wymaga weryfikacji. Potwierdzone dopasowanie wymaga ustalenia właściwego reżimu i jego skutków.

Czy screening sankcyjny trzeba powtarzać?

Tak. Screening przeprowadzony podczas onboardingu pokazuje sytuację tylko na określony moment. Listy sankcyjne i akty prawne zmieniają się w czasie. Osoba lub podmiot, wobec których dziś nie obowiązują określone restrykcje, mogą zostać nimi objęte później. Zmianie może ulec również sam klient, w tym jego:

• nazwa lub inne dane identyfikacyjne;
• właściciel;
• struktura własności;
• osoba kontrolująca;
• beneficjent rzeczywisty;
• reprezentant;
• powiązania z innymi osobami lub podmiotami.

W przypadku transakcji pojawiają się również nowe strony, odbiorcy, nadawcy lub kontrahenci, których wcześniej nie analizowano. Dlatego proces powinien umożliwiać ponowne sprawdzenie w reakcji m.in. na:

• zmiany właściwych list sankcyjnych;
• zmianę danych klienta;
• zmianę struktury własności lub kontroli;
• zmianę beneficjenta rzeczywistego;
• pojawienie się nowych stron transakcji;
• inne zdarzenia istotne z perspektywy sankcji.

Nie ma jednej uniwersalnej zasady, zgodnie z którą każdy klient powinien być sprawdzany wyłącznie np. raz na 6 lub 12 miesięcy. Sposób i częstotliwość ponownego screeningu powinny odpowiadać właściwym obowiązkom, modelowi działalności, charakterowi relacji oraz ryzyku i zapewniać odpowiednio szybką reakcję na istotne zmiany. Trzeba również pamiętać, że name screening nie jest całym sanctions compliance.

Sankcje mogą dotyczyć nie tylko konkretnych osób i firm, ale również określonych:

• towarów;
• usług;
• sektorów gospodarki;
• państw lub terytoriów;
• sposobów finansowania;
• importu i eksportu;
• inwestycji;
• innych rodzajów działalności.

Dlatego brak dopasowania nazwiska lub nazwy firmy do listy nie zawsze oznacza, że dana relacja albo transakcja pozostaje poza zakresem wszystkich ograniczeń sankcyjnych.

Screening odpowiada przede wszystkim na pytanie, czy określona osoba lub podmiot mogą być objęte właściwym reżimem sankcyjnym. Pełna ocena zgodności z sankcjami może wymagać szerszej analizy transakcji, własności, kontroli i charakteru działalności.