Co to jest KYC?

KYC (Know Your Customer) oznacza „poznaj swojego klienta” i jest używanym w praktyce AML/compliance określeniem procesu służącego poznaniu klienta, potwierdzeniu jego tożsamości oraz ocenie ryzyka związanego z relacją. KYC nie polega wyłącznie na sprawdzeniu dokumentu tożsamości. Obejmuje również zebranie informacji potrzebnych do zrozumienia, kim jest klient, jaki jest cel i charakter relacji oraz czy posiadane informacje pozostają aktualne w trakcie współpracy.

Polska ustawa AML nie definiuje KYC jako odrębnej procedury. Elementy kojarzone z KYC wynikają przede wszystkim z przepisów dotyczących środków bezpieczeństwa finansowego, obejmujących m.in. identyfikację klienta, weryfikację jego tożsamości, ocenę stosunków gospodarczych oraz ich bieżące monitorowanie. KYC jest więc procesem poznania i oceny klienta, a nie jednorazowym sprawdzeniem jego danych przy onboardingu.

Na czym polega KYC?

Celem KYC jest zebranie i przeanalizowanie informacji pozwalających instytucji obowiązanej zrozumieć, z kim nawiązuje relację i jakie ryzyko AML/CFT może się z nią wiązać. W uproszczeniu proces można przedstawić jako:

poznanie klienta → zebranie danych → weryfikacja → poznanie celu relacji → ocena ryzyka → decyzja → monitoring i aktualizacja.

W praktyce KYC może obejmować m.in.:

• zebranie wymaganych danych klienta;
• identyfikację klienta;
• weryfikację jego tożsamości;
• poznanie celu i zamierzonego charakteru relacji;
• zebranie informacji potrzebnych do oceny ryzyka;
• wykorzystanie odpowiednich mechanizmów screeningu w ramach szerszego procesu AML;
• udokumentowanie przeprowadzonych działań i dokonanej oceny;
• aktualizowanie informacji podczas trwania relacji.

Zakres wykonywanych czynności nie powinien być identyczny w każdym przypadku. W systemie AML środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się z uwzględnieniem rozpoznanego ryzyka. Znaczenie mogą mieć m.in. rodzaj klienta, charakter relacji, oferowane produkty lub usługi, geografia, sposób korzystania z usług czy aktywność transakcyjna. Nie oznacza to więc, że każdy klient powinien przedstawiać dokładnie ten sam zestaw dokumentów lub dodatkowych informacji. Potwierdzenie tożsamości jest jednym z elementów KYC, a nie całym procesem. Zebrane informacje powinny prowadzić do oceny klienta i relacji, a nie wyłącznie do uzupełnienia formularza.

Czym różni się identyfikacja klienta od weryfikacji jego tożsamości?

Identyfikacja i weryfikacja są ze sobą bezpośrednio związane, ale oznaczają dwa różne działania.

Identyfikacja klienta polega na ustaleniu wymaganych informacji o osobie. W przypadku osoby fizycznej mogą to być, zależnie od okoliczności i wymogów ustawy, m.in. imię i nazwisko, obywatelstwo, PESEL albo odpowiednie dane zastępcze, dane dokumentu tożsamości czy informacje dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej. Na tym etapie instytucja ustala więc, kto jest klientem i jakie dane go identyfikują.

Weryfikacja tożsamości polega natomiast na potwierdzeniu ustalonych wcześniej danych na podstawie dokumentu, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła. Najprościej:

identyfikacja = ustalenie danych
weryfikacja = potwierdzenie tych danych

Jeżeli klient podaje imię, nazwisko i PESEL, jest to element identyfikacji. Następnie odpowiednie dane są potwierdzane przy wykorzystaniu wiarygodnego i niezależnego źródła – jest to weryfikacja. Nie musi ona przy tym zawsze oznaczać fizycznego okazania dokumentu w placówce. W zależności od przyjętego rozwiązania i mających zastosowanie wymogów możliwe jest wykorzystanie odpowiednich metod zdalnych lub elektronicznych.

Kiedy stosuje się i aktualizuje KYC?

KYC jest szczególnie istotne przed rozpoczęciem relacji z klientem, ale nie ogranicza się do momentu onboardingu. Środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się m.in. przy:

• nawiązywaniu stosunków gospodarczych;
• określonych transakcjach okazjonalnych;
• podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
• wątpliwościach dotyczących prawdziwości lub kompletności wcześniej uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

Proces nie kończy się jednak po rozpoczęciu współpracy. Bieżące monitorowanie relacji obejmuje również dbanie o to, aby posiadane dokumenty, dane i informacje pozostawały aktualne. Znaczenie mogą mieć m.in.:

• zmiana danych klienta;
• zmiana charakteru lub celu relacji;
• zmiana sposobu korzystania z produktów lub usług;
• nowy lub nietypowy profil aktywności;
• zmiana poziomu ryzyka;
• pojawienie się nowych informacji istotnych z perspektywy AML/CFT.

Nie istnieje jedna uniwersalna zasada, zgodnie z którą każdy klient musi przechodzić pełny proces KYC ponownie dokładnie co 6 albo 12 miesięcy. Sposób i częstotliwość aktualizacji powinny uwzględniać ryzyko oraz zmiany zachodzące w relacji. Klient o stabilnym profilu może wymagać innego podejścia niż klient, którego działalność, sposób korzystania z usług lub profil ryzyka uległy istotnej zmianie.

KYC nie jest zdjęciem klienta wykonanym w dniu onboardingu. Wiedza o kliencie powinna pozostawać aktualna przez cały okres relacji.

KYC a KYB i AML – jaka jest różnica?

KYC, KYB i AML są ze sobą powiązane, ale nie oznaczają tego samego.

Pojęcie	Główne znaczenie
AML	cały system przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
KYC	poznanie, identyfikacja, weryfikacja i ocena klienta
KYB	proces poznania i weryfikacji klienta biznesowego, w tym jego struktury i reprezentacji

AML jest pojęciem najszerszym. Obejmuje system działań związanych z rozpoznawaniem i ograniczaniem ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, w tym środki bezpieczeństwa finansowego, ocenę ryzyka, screening, monitoring, analizę alertów, eskalację i inne obowiązki wynikające z przepisów.

KYC jest jednym z elementów tego systemu i koncentruje się na poznaniu oraz ocenie klienta.

KYB (Know Your Business) jest natomiast określeniem używanym w praktyce przede wszystkim w odniesieniu do klientów będących firmami i innymi organizacjami. Proces może obejmować m.in. analizę danych podmiotu, jego reprezentacji, struktury własności i kontroli oraz beneficjentów rzeczywistych.

Podział na KYC i KYB ma przede wszystkim charakter branżowy i operacyjny. Polska ustawa AML nie ustanawia dwóch odrębnych ustawowych procedur nazwanych KYC i KYB. Określa natomiast środki bezpieczeństwa finansowego i zakres informacji ustalanych w zależności od rodzaju klienta.

Najprościej można więc przyjąć:

AML to cały system → KYC to poznanie i ocena klienta → KYB to praktyczne rozwinięcie tego procesu dla klienta biznesowego.

KYC jest częścią AML, a nie jego synonimem.