Co to są środki bezpieczeństwa finansowego?

Środki bezpieczeństwa finansowego to działania, które instytucja obowiązana stosuje wobec klienta w celu rozpoznawania i ograniczania ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Obejmują nie tylko identyfikację i weryfikację klienta. Należą do nich również ustalenie i weryfikacja beneficjenta rzeczywistego, poznanie celu i charakteru relacji oraz jej bieżące monitorowanie.

Zakres i intensywność tych działań powinny uwzględniać rozpoznane ryzyko AML/CFT związane z klientem, stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną. Środki bezpieczeństwa finansowego nie są więc jednorazowym sprawdzeniem wykonywanym podczas onboardingu. Obejmują cały proces od poznania klienta i jego struktury, przez ocenę relacji, aż po monitoring, aktualizację informacji i dokumentowanie przeprowadzonych działań. W terminologii międzynarodowej podobny obszar określa się jako Customer Due Diligence (CDD).

Co obejmują środki bezpieczeństwa finansowego?

Podstawowy katalog środków bezpieczeństwa finansowego określa art. 34 ustawy AML.

Obejmuje on cztery główne elementy:

1. Identyfikację klienta i weryfikację jego tożsamości.
   Instytucja ustala wymagane dane klienta, a następnie potwierdza jego tożsamość na podstawie dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła. Jest to jeden z podstawowych elementów KYC, a przy klientach biznesowych również procesu KYB.
2. Identyfikację beneficjenta rzeczywistego i podjęcie działań w celu weryfikacji jego tożsamości.
   W przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej lub trustem obejmuje to również ustalenie struktury własności i kontroli. Dane z KRS lub CRBR mogą być wykorzystywane w analizie, ale nie zastępują samodzielnego ustalenia beneficjenta rzeczywistego.
3. Ocenę stosunków gospodarczych i – stosownie do sytuacji – uzyskanie informacji o ich celu i zamierzonym charakterze.
   Instytucja powinna rozumieć nie tylko, kim jest klient, ale również dlaczego nawiązuje daną relację i jakiego rodzaju aktywności można się w jej ramach spodziewać.
4. Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych.
   Obejmuje ono analizę transakcji w kontekście wiedzy o kliencie, jego działalności i ryzyku, aktualizowanie posiadanych dokumentów, danych i informacji oraz – gdy uzasadniają to okoliczności – badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta.

Przy stosowaniu środków dotyczących klienta i beneficjenta rzeczywistego instytucja identyfikuje również osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikuje jej tożsamość i umocowanie. Środki bezpieczeństwa finansowego łączą więc dane o kliencie z analizą tego, kto stoi za relacją, jaki jest jej cel i czy późniejsza aktywność pozostaje zgodna z posiadaną wiedzą. Samo zebranie dokumentu lub informacji nie oznacza jeszcze prawidłowego zastosowania środka bezpieczeństwa finansowego. Uzyskane dane trzeba odpowiednio zweryfikować i ocenić.

Kiedy stosuje się środki bezpieczeństwa finansowego?

Środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się przede wszystkim przy nawiązywaniu stosunków gospodarczych. Obowiązek może jednak powstać również w innych sytuacjach. Dotyczy to m.in.:

• przeprowadzania określonych transakcji okazjonalnych;
• podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
• wątpliwości dotyczących prawdziwości lub kompletności wcześniej uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

W przypadku transakcji okazjonalnej jednym z podstawowych progów jest równowartość 15 000 euro lub więcej, niezależnie od tego, czy wartość ta jest osiągana w jednej operacji, czy w kilku operacjach, które wydają się ze sobą powiązane. Ustawa przewiduje również odrębne progi i zasady dla określonych rodzajów transakcji i działalności, dlatego nie należy sprowadzać obowiązku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego do jednej wartości kwotowej.

Środki stosuje się również wobec klientów, z którymi relacja już trwa. Znaczenie może mieć w szczególności:

• zmiana charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;
• zmiana danych dotyczących klienta;
• zmiana beneficjenta rzeczywistego lub struktury własności i kontroli;
• pojawienie się nowych informacji wpływających na ryzyko;
• aktywność odbiegająca od dotychczasowego profilu klienta.

Onboarding rozpoczyna proces stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, ale go nie kończy.

Jak ryzyko wpływa na zakres środków bezpieczeństwa finansowego?

Środki bezpieczeństwa finansowego stosuje się z uwzględnieniem podejścia opartego na ryzyku. Instytucja obowiązana powinna rozpoznać i ocenić ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane z konkretną relacją lub transakcją okazjonalną, a następnie dostosować do niego zakres i intensywność podejmowanych działań.

Przy ocenie znaczenie mogą mieć m.in.:

• rodzaj klienta;
• charakter jego działalności;
• obszar geograficzny;
• rodzaj produktów i usług;
• sposób ich dystrybucji;
• przeznaczenie rachunku;
• wartość majątkowa transakcji;
• cel, regularność i przewidywany czas trwania relacji.

Podejście oparte na ryzyku nie oznacza jednak dowolności.

Ryzyko wpływa na zakres i intensywność działań, ale nie pozwala zignorować podstawowych obowiązków wynikających z ustawy. Jeżeli ocena potwierdza niższe ryzyko prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, w określonych przypadkach możliwe jest stosowanie uproszczonych środków bezpieczeństwa finansowego (SDD). Nie oznacza to braku środków bezpieczeństwa finansowego. Sposób ich stosowania jest dostosowany do niższego poziomu ryzyka.

Przy wyższym ryzyku stosuje się wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego (EDD), które wymagają odpowiedniego pogłębienia analizy i monitorowania. Ustawa przewiduje również sytuacje, w których zastosowanie wzmożonych środków jest wymagane ze względu na określone czynniki ryzyka. SDD i EDD nie są więc całkowicie odrębnymi od CDD światami. Są sposobami dostosowania procesu bezpieczeństwa finansowego do rozpoznanego poziomu ryzyka.

Czy środki bezpieczeństwa finansowego kończą się po weryfikacji klienta?

Nie. Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych jest jednym z podstawowych środków bezpieczeństwa finansowego. Instytucja powinna analizować transakcje przeprowadzane w ramach relacji i oceniać, czy pozostają one zgodne z jej wiedzą o kliencie, jego działalności oraz przypisanym poziomem ryzyka. Informacje zebrane podczas KYC lub KYB tworzą więc punkt odniesienia dla późniejszej analizy aktywności.

Jeżeli klient deklarował określony cel relacji, charakter działalności, skalę operacji lub sposób korzystania z produktu, późniejsze zachowanie powinno być oceniane w tym kontekście. Monitoring obejmuje również dbanie o aktualność posiadanych dokumentów, danych i informacji.

Zmiana m.in.:

• struktury własności;
• beneficjenta rzeczywistego;
• reprezentacji;
• profilu działalności;
• charakteru relacji;
• sposobu korzystania z produktów;
• poziomu ryzyka

może wymagać aktualizacji informacji albo ponownego zastosowania określonych działań.

W przypadkach uzasadnionych okolicznościami bieżące monitorowanie obejmuje również badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta. Nie oznacza to, że źródło środków należy badać w identycznym zakresie przy każdej transakcji. Zakres działania powinien wynikać z okoliczności i rozpoznanego ryzyka. Onboarding pozwala zbudować wiedzę o kliencie. Monitoring ma sprawdzać, czy ta wiedza nadal odpowiada rzeczywistemu przebiegowi relacji.

Czy stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego trzeba dokumentować?

Tak. Instytucja obowiązana powinna dokumentować zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji. Nie wystarcza więc samo wykonanie określonego sprawdzenia. Organizacja powinna być w stanie wykazać:

• jakie informacje uzyskała;
• jakie działania podjęła;
• jakie źródła wykorzystała;
• jakie ryzyko rozpoznała;
• jakie wnioski wyciągnęła;
• dlaczego przyjęty zakres środków był odpowiedni;
• jakie decyzje podjęła na podstawie przeprowadzonej analizy.

Ma to szczególne znaczenie w sytuacjach, w których zastosowany zakres działań różni się ze względu na poziom ryzyka. Proces AML powinien prowadzić nie tylko do decyzji, ale również do możliwości odtworzenia podstaw, na których ta decyzja została podjęta.

Co zrobić, gdy nie można zastosować środków bezpieczeństwa finansowego?

Brak możliwości zastosowania wymaganego środka bezpieczeństwa finansowego powoduje konsekwencje określone w ustawie AML.

W zależności od sytuacji instytucja obowiązana:

• nie nawiązuje stosunków gospodarczych;
• nie przeprowadza transakcji okazjonalnej;
• nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego;
• rozwiązuje istniejące stosunki gospodarcze.

Instytucja powinna również ocenić, czy brak możliwości zastosowania środków stanowi podstawę do przekazania odpowiedniego zawiadomienia do GIIF. Problem nie występuje wyłącznie wtedy, gdy klient wprost odmawia przedstawienia dokumentu. Może powstać również wtedy, gdy uzyskane informacje są niewystarczające, niespójne lub niewiarygodne i pomimo podjętych działań nie pozwalają prawidłowo zastosować wymaganego środka.

Przykładowo samo zapytanie klienta o beneficjenta rzeczywistego, cel transakcji lub źródło wartości majątkowych nie oznacza jeszcze wykonania obowiązku, jeżeli uzyskana odpowiedź nie została oceniona albo nie pozwala na dokonanie wymaganych ustaleń.

Dlatego stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego można uprościć do procesu:

informacja → weryfikacja → analiza → ocena ryzyka → decyzja → monitoring → aktualizacja → dokumentacja.

Zebranie informacji jest początkiem procesu. Środek bezpieczeństwa finansowego zostaje prawidłowo zastosowany wtedy, gdy informacje zostały odpowiednio ustalone, zweryfikowane i ocenione w kontekście ryzyka.